Zavedenie Informačného systému Kľúčový poriadok prináša zmeny v procese vypožičiavania kľúčov na vrátniciach. Tento dokument uvádza podrobnosti tohoto procesu a má ozrejmiť postup najmä žiadateľom výpožičiek.


Stručný prehľad postupu výpožičky a vrátenia kľúča:

1. Po príchode na vrátnicu sa žiadateľ preukáže svojím preukazom a požiada o kľúč.
2. Vrátnik pomocou ISKP identifikuje žiadateľa.
3. Vrátnik zaznamená v systéme výpožičku a vydá žiadateľovi kľúč.

4. Pri vracaní kľúča sa osoba opäť preukáže preukazom a vráti kľúč.
5. Vrátnik pomocou ISKP opäť identifikuje žiadateľa.
6. Vrátnik prevezme kľúč a zaznamená v systéme jeho vrátenie.


Detailnejší popis jednotlivých krokov:

1. Žiadateľ po príchode na vrátnicu požiada o príslušný kľúč a preukáže sa svojím preukazom (zamestnaneckým alebo študentským) tak, že ho priloží k modrej ploche čítačky čipových kariet na vrátnici. Na boku čítačky sú umiestnené svetelné indikátory, ktoré po priložení niekoľkokrát zablikajú, čo je znakom, že systém kartu načítal a je možné ju od snímacej plochy čítačky odtiahnuť (viď. nasledovné ilustrácie čítačky).

2. Po priložení karty na obrazovke počítača (ktorý je súčasťou ISKP) vrátnik uvidí informácie o žiadateľovi potrebné k jeho identifikácií. Ide o nasledovné údaje:
- meno;
- fotografia (iba ak má preukaz s fotografiou);
- pracovisko;
- osobné číslo;
- číslo karty;
- informáciu, či je preukaz platný (teda či má žiadateľ platný zamestnanecký alebo študentský pomer s PU);
- či sa jedná o zamestnanca alebo študenta.

3. Po úspešnej identifikácií vrátnik vydá žiadateľovi kľúč, pričom zároveň zaznamená v systéme výpožičku (systém automaticky k vybranému kľúču doplní meno žiadateľa a presný čas výpožičky).

4. Osoba vracajúca kľúč sa preukáže priložením preukazu k čítačke rovnako ako v bode 1. a vráti kľúč.

5. Vrátnik opäť uvidí na obrazovke počítača údaje osoby a identifikuje ju ako v kroku 2.

6. Vrátnik kľúč prevezme a zároveň v systéme zaznamená vrátenie daného kľúča (systém opäť automaticky doplní meno osoby vracajúcej kľúč a presný čas vrátenia).


ISKP obsahuje aj možnosť identifikovať osobu bez použitia preukazu tak, že vrátnik vyhľadá v systéme osobu podľa mena, osobného čísla alebo čísla karty, pričom opäť uvidí všetky informácie o žiadateľovi ako po priložení preukazu. Toto je však oveľa zdĺhavejší proces, než priloženie karty a preto je dôležité, aby si žiadatelia uvedomili, že použitím preukazu urýchlia výpožičku.

ISKP tiež umožňuje vrátenie kľúča inou osobou, akou bol vypožičaný. Táto možnosť je zabezpečená kvôli možnému presunu kľúča na inú osobu mimo evidencie vrátnice. Takéto presuny však nie sú odporúčané, nakoľko vrátnik nemá možnosť evidovať tieto presuny a v databáze výpožičiek sa môžu potom nachádzať záznamy, ktoré nezodpovedajú realite (rovnako ako pri papierových záznamoch).