►Pracovník VŠ si prečíta podmienky výzvy na daný akademický rok

►Pracovník VŠ nadviaže telefonický alebo e-mailový kontakt s pracoviskom na zahraničnej univerzite, ktoré plánuje navštíviť.

►Na základe konkrétneho programu BIP, vyplní tlačivo Program mobility (Mobility agreement), buď za účelom školenia alebo výučby. V Programe mobility (Mobility Agreement) opíše cieľ mobility, aktivity realizované počas mobility a predpokladané výsledky vo vzťahu k absolvovanému školeniu. 

►Program mobility (Mobility Agreement) podpisuje pracovník VŠ, jeho priamy nadriadený a prodekan pre zahraničie v políčku Vysielajúcu inštitúcia (Sending institution).

►Takto podpísaný Program mobility (Mobility Agreement) posiela pracovník VŠ e-mailom na prijímajúcu inštitúciu, aby ho potvrdili a poslali naspäť.

►Kompletne potvrdený Program mobility (Mobility Agreement) nahrá ako prílohu k online prihláške na mobilitu za účelom školenia. K prihláške taktiež nahrá program / harmonogram / leták konkrétneho BIPu.

►Po oznámení o schválení mobility, si pracovník VŠ zabezpečí ubytovanie, dopravu a cestovné poistenie na obdobie mobility, ktoré bude zahŕňať aspoň poistenie liečebných nákladov, úrazové poistenie a poistenie zodpovednosti za škodu. Poistenie je povinné.

►Minimálne 2 týždne pred vycestovaním doručí Žiadosť o zahraničnú služobnú cestu na ÚZVV a dohodne si termín podpísania finančnej zmluvy o poskytnutí grantu.

►Príkaz na zahraničnú pracovnú cestu vystaví ÚZVV na rektoráte a zašle pracovníkovi VŠ na podpis – príkaz podpisuje aj priamy nadriadený, dekan (resp. rektor) a inštitucionálny koordinátor.